Duidelijke afspraken? Zorg dat je ook juridische hulp achter de hand hebt!

Mariëtte van Drunen #7

Ik dacht dat ik alles duidelijk met de klant had afgesproken. Vooraf hebben we de algemene voorwaarden uitgepluisd en deze heb ik ondertekend teruggekregen van de klant. Betalen binnen 40 dagen na factuurdatum. Er werd niets gevraagd over bijzondere gegevens voor de factuur. Niets gezegd over PO’s of dergelijke. Er stonden positieve recensies over deze klant als afnemer op een belangrijke site voor vertalers.

Ik kreeg van de klant tal van informatiematerialen die ik nodig zou hebben voor mijn vertaling, de projectmanager was bijzonder vriendelijk en altijd beleefd en behulpzaam. Het leek dus mooi geregeld. Maar toen kwam het moment van de waarheid: de eerste factuur. En daar liep het vast.

Ineens moest ik een PO hebben en daarvoor wachten tot ik die PO zou ontvangen. Ik gaf aan dat ik graag voor het eind van 2011 wilde factureren en kreeg toen te horen dat ik mijn factuur naar medewerker zus en zo mocht sturen. Zo gezegd, zo gedaan, krijg ik een e-mail dat ik twee facturen moet maken – op basis van twee PO’s die ik niet van de klant gekregen heb en waarover niets is afgesproken – en dat de betalingstermijn 60 dagen is.

Dat klopt niet met onze afspraken, dus dan nog maar een e-mail waarin ik vriendelijk uitleg waarom ik altijd verzamelfacturen stuur en dat dit soort dingen vooraf afgesproken had moeten worden, met een beleefd verzoek om alles op één PO te zetten. Zeker omdat het over dezelfde klus gaat. Daarna nog een uitleg over de afgesproken algemene voorwaarden en de betalingstermijn van 40 en niet 60 dagen, waarna ik een kopie van die – door de CEO van het bedrijf ondertekende – voorwaarden bijsluit.

Wat denkt u? Krijg ik daar een net antwoord op? Worden mij twee PO's gestuurd met een vraag of ik zo vriendelijk zou willen zijn toch twee facturen te maken? Nee, ik krijg het antwoord dat ik MOET factureren zoals de klant het wil en dat ze anders niet betalen en geen PO of referentienummers. Nou sorry hoor, maar dat kunnen ze niet menen. Dreigen om niet te betalen.

Wat ik geleerd heb: je kunt dingen nog zo duidelijk afspreken, als de klant niet wil betalen, of zich niet aan jouw betalingstermijn wil houden, dan kun je maar beter rechtshulp achter de hand hebben. Gelukkig heb ik onze afspraken vooraf schriftelijk gemaakt en sta ik dus sterk. Zorg dus dat je altijd kunt terugvallen op juridische ondersteuning.

Je weet nooit wanneer je die juridische ondersteuning nodig hebt. Zodra ik de woorden juridische ondersteuning liet vallen, kreeg ik een e-mail dat het bedrijf zich toch wel aan mijn betalingstermijn wil houden met de oorspronkelijke factuurdatum. Ze weten natuurlijk dat ik gelijk heb. Tjongejonge.

Mariëtte van Drunen is creatief en technisch vertaalster uit het Spaans en Engels in het Nederlands, tekstrevisor en redacteur/oprichter van de blog Vertalersnieuws. Ze vertaalt het liefst creatieve teksten, van fictie tot reclamescripts of artikelen en werkt met zorgvuldig geselecteerde partners samen voor vertalingen in andere talen.